Sådan kan virksomheder spare penge på deres betalingsløsninger

Sådan kan virksomheder spare penge på deres betalingsløsninger

06-02-2019 09:46:00

Langt de fleste betalinger foregår i dag digitalt, og der kan derfor være mange penge at spare ved at have de optimale betalingsløsninger. Det overser mange virksomheder, men nu kan de få eksperthjælp.  


Britta Houmann er bogholder både for Houmann Malerfirma A/S og Houmann Materieludlejning A/S, hvor Nico Johannesen er direktør.


Kasseapparaterne bliver stadig mere tomme i danske butikker. Mindre end hvert fjerde køb bliver nemlig betalt kontant, viser tal fra Nationalbanken. Langt de fleste kunder foretrækker at betale med betalingskort eller mobilen. Den voksende digitalisering stiller nye krav til butikker og virksomheder, og af den grund har Jutlander Bank siden efteråret 2018 tilbudt erhvervskunder et Cash Management-møde, hvor de får gennemgået deres betalingsløsninger.

”Det er et lidt overset område, og mange virksomheder er tilbageholdende, fordi de er usikre på, om det kan betale sig at gøre noget nyt. Men vi kan ofte finde flere besparelse, end virksomheden umiddelbart forestiller sig,” siger Jimmy Krøier Sørensen, som er bankens specialist på området.

To virksomheder – en bogholder

En af dem, der har gjort brug af Cash Management-mødet, er Britta Houmann, der er bogholder både i Houmann Malerfirma A/S og i Houmann Materieludlejning A/S.

”Det er to meget forskellige virksomheder,” siger hun og fortæller, at mens udlejningsfirmaet har omkring 4000 forskellige kunder, som er ligeligt fordelt mellem private og erhverv, så har malerfirmaet flere ansatte, men færre og større kunder, som hovedsageligt er virksomheder.

”I dag foregår alt digitalt, og sidste år havde vi omkring 30.000 posteringer, så der er meget tastearbejde og store mængder information at holde styr på. Jeg kunne godt være bange for at overse en indbetaling og komme til at sende en ufortjent rykker ud – det kan vi jo ikke være bekendt over for vores kunder.”

Flere faktorer afgør den bedste løsning

Cash Management-mødet tager udgangspunkt i virksomhedens betalingsstrømme og de arbejdsopgaver og rutiner, der er i den forbindelse.

”Vi gennemgår bl.a. virksomhedens brug af kortterminal, kassesystem, økonomiprogram, webshop, betalingssystemer og integrationer og vurderer, om det kører optimalt, eller om det kan gøres bedre og billigere,” fortæller Jimmy Krøier Sørensen.

Hvordan den optimale sammensætning af betalingsløsninger ser ud, afhænger af flere faktorer.

”Der er selvfølgelig stor forskel på betalingsmønstret afhængig af, om man har et industrifirma, en håndværksvirksomhed eller en detailbutik, men uanset størrelse og virksomhedstype, vil der i langt de fleste tilfælde være mulighed for forbedringer og besparelser,” siger cash management-konsulenten, som bl.a. ser på om virksomheden har private eller erhvervskunder, om det hovedsageligt er nye eller tilbagevendende kunder, om virksomheden har udenlandske kunder, og om kunderne betaler med det samme eller tilbydes kredit.

Gamle systemer med nye funktioner

På Cash Management-møderne fortæller mange virksomhedsledere, at de har svært ved at overskue junglen af økonomisystemer og betalingsløsninger.

”De er i tvivl om, hvad det kan betale sig at investere i og har måske også en forestilling om, at det er meget dyrt at optimere deres økonomisystemer og betalingsløsninger,” siger Jimmy Krøier Sørensen, som har arbejdet med it og bankrådgivning i over 30 år og bruger sit store kendskab til alle de løsninger, der er på markedet, til at guide virksomhederne.

”Som regel kan vi tage udgangspunkt i de løsninger, de allerede har. Der er ingen grund til at starte helt forfra, hvis man er tilfreds med det, man har, og systemerne ikke er alt for gamle. De fleste oplever, at det er overraskende nemt at optimere,” konstaterer han.

Tid, penge og vækst

Hos Houmann Malerfirma A/S og Houmann Materieludlejning A/S kan Britta Houmann begynde at mærke gevinsten ved de nye tiltag.

”Vi skiftede betalingskort-leverandør, og det gav en økonomisk besparelse. Desuden har vi fået vores regnskabssystem kørt sammen med banken, så vores ind- og udbetalinger køres automatisk. Det er guld værd, fordi vi slipper for en masse tastearbejde, og her kan vi virkelig spare mange arbejdstimer,” siger hun.

Ligesom hos Houmann oplever mange andre virksomheder, at de kan spare penge ved at optimere deres betalingsløsninger, men at der især er et stort potentiale for besparelser i form af administrative lettelser.

”I nogle tilfælde er det virksomhedsejeren, der selv står for økonomien. De ser det som et nødvendigt onde og tænker ikke over, hvor lang tid det egentlig sluger. Men de kan bruge deres tid bedre og mere værdifuldt på andre ting, så det handler om at finde løsninger, der nok koster lidt penge, men kan spare meget tid,” siger Jimmy Krøier Sørensen.

”Det handler om at automatisere processer og bruge det, systemerne kan i dag. F.eks. kan de automatisk lægge fakturaer ind i systemet, sende dem til godkendelse og sørge for at de bliver betalt, så bogholderiet slipper for tastearbejde og i stedet blot skal holde øje med systemerne.”

For Britta Houmann er de automatiserede processer også en stor fordel. Faktisk ser hun dem som et vigtigt fundament for virksomhedens fremtid.

”Vi vil gerne udvide og udvikle os, og så er det vigtigt at have overblik og helt styr på de økonomiske systemer. Det er vigtigt, at systemerne kan følge med, så vi fortsat både kan sikre, at vi får penge ind, og at vi yder den bedste service for vores kunder,” siger hun.